10 tips om een dagstart niet ‘one of those' te laten zijn | Priom | Denk, doe en leer met Agile en Scrum
dagstart, scrum, agile

10 tips om een dagstart niet ‘one of those' te laten zijn

Het is een bekende start voor iedereen die volgens de Scrum-methodiek of LEAN (six sigma) werkt: de dagstart of de daily stand up meeting. Het team start gezamenlijk de dag door een kort overleg (max 15 min.) te hebben, staand! Het is een start om de dag bewust te beginnen. Niet met koffie in de hand en de jas nog aan de computer aanzetten en de mailbox checken. Nee: Iedereen meldt kort wat hij of zij gisteren heeft gedaan, wat voor vandaag op de agenda staat en wat daarbij hindernissen kunnen zijn. Het is een methodiek die helpt om kort en concreet een overleg te hebben in plaats van te lang vergaderen, of geen idee te hebben waar je collega’s/teamleden eigenlijk mee bezig zijn.
 
Klinkt goed z’n dagstart, maar is het ook nuttig?
De dagstart geeft de leden inzicht in haar werk, het proces en de prestaties van het team. Daarnaast is een dagstart, dat het beste kan plaatsvinden bij een whiteboard, flip-over of iets dergelijks een goed middel om de teambuilding te verhogen.
Door het visueel maken van je project op het whiteboard, is een neveneffect dat je ook niet teamleden en het management kennis kunnen krijgen van het project.
 
Het delen van successen en bottlenecks helpt de teamleden om het dagelijkse werk simpeler te maken. Door het delen van je valkuil zal een ander teamlid hier niet snel invallen. De dagstart richt zich op continu verbeteren (permanent beta).
Waar loopt het team tegen aan en hoe kunnen ze dat verbeteren.
 
De tips:
Hoe zorg je er nu voor dat een dagstart niet een operationeel gesprekje wordt, het een moetje is voor de teamleden. Hoe zorg je dat de teamleden merken dat ze iedere dag een stapje dichterbij haar gestelde doelen komt, waardoor uitdaging in het team gehandhaafd blijft.
 
Tip 1 Staand
Er is een reden waarom deze meeting ook wel de daily stand up wordt genoemd. Staand blijken mensen zich beter te focussen voor korte en high-energy bijeenkomsten zoals de daily stand up. Als je deze tip samen met tip 2 combineert dan kan dat helpen nieuwe gewoonten te ontwikkelen als uw team een geschiedenis van zitten heeft, tijdens de daily stand up.
 
 
Tip 2 Rondom een whiteboard
Het helpt teamleden naar hun taken op het whiteboard te wijzen, in plaats van ze alleen maar te noemen zonder ondersteuning. Een whiteboard nodigt ook uit tot even een paar kreten of een tekening ter ondersteuning te maken zodat informatie beter blijft hangen. 
 
Tip 3 Stel een aanvullende vraag
Naast de 3 standaard vragen: “Wat heb je gedaan?” Wat ga je doen?” en “zijn er blokkades, waardoor jij je werkt niet kunt uitvoeren?” Is het soms handig een vierde vraag te stellen: “ Hoe zeker ben je dat je vandaag deze taak kunt uitvoeren?” Door het stellen van deze vraag, kan het gebeuren dat een teamlid aangeeft geen blokkades te hebben, maar wel voor 70% aangeeft de taak af te krijgen. Gebruik deze vraag als teamleden al een tijdje geen blokkades hebben gemeld en het werk niet zo vlotjes loopt als je gewend bent van het team.
 
Tip 4 Houd je vast aan de time-box van 15 minuten
Als de meeting langer dan 15 minuten duurt zullen de leden verveeld raken en gaan denken dat deze vergadering geen waarde meer gaat bijdragen voor hen. Meestal is er iets fout, als de meeting langer duurt dan 15 minuten: misschien gebruikt het team de tijd om oplossingen voor problemen te bedenken of is het team te groot. Hou een ieder strak en parkeer discussies tussen een paar teamleden voor een ander moment waar niet iedereen bij hoeft te zijn.
 
Tip 5 start exact op aangegeven tijd
Dag starts beginnen vaak later dan gepland, omdat nog niet iedereen aanwezig is. Doet dit niet, start exact op tijd. Stel het niet uit omdat iemand niet op tijd komen kan. Niets zegt meer over de mate van belangrijkheid van deze training dan op tijd te starten, ook als 3/4 niet aanwezig is. 
 
Tip 6 geen afleiding
Zorg dat iedereen gefocust is op de meeting. Geen mobiele telefoons, mailtjes beantwoorden en één op ééntjes met een teamlid tijdens de daily stand up.
 
Tip 7 los geen problemen op tijdens de daily stand up
Zorg ervoor dat de dagstart niet gebruikt wordt om problemen (blokkades) op te lossen, deze stel je uit tot de 16de minuut. Oftewel to na de daily stand up.
 
Tip 8 houdt het team bezig
Over het algemeen vervelen mensen zich snel, vooral bij herhalende activiteiten. Plan soms een onzekerheid in, bijvoorbeeld door een voorwerp rond te delen aan degene die aan de beurt is te spreken. Dit houdt mensen scherp en bij de les en dat is wat nodig is voor een goede dagstart.
 
Tip 9 weet wie er mag beginnen
Tijdens een stand-up, moeten de deelnemers weten wie het eerst gaat spreken. Met de begeleider beslissen wie eerst moet spreken is een groot voordeel voor zelforganisatie. Het team moet weten wie als eerste spreekt, zonder tussenkomst.
 
Tip 10 zeg dank je wel
Zeg: "Dank je wel.” Als een teamlid je ergens mee voort geholpen heeft of iets voor je gedaan heeft.
Niets is makkelijker een goede werkrelatie op te bouwen met uw teamleden dan ‘dank je wel’ te zeggen.
 
Net zoals de lijst met 10 tips, sluit ik ook af met u te danken voor de tijd die u genomen heeft deze blog over de dagstart te lezen, ik hoop dat u er uw voordeel mee doet. Mocht u nog vragen hebben over dag starts of andere Scrum-meetings neemt u dan contact met ons op.
 
PRIOM is de scrum-specialist voor de vastgoedsector.

Deel deze Blog