De GOUDEN TIP voor scrum evaluaties deel II: Oplossingsgericht evalueren. Hoe doe je dat? | Priom | Denk, doe en leer met Agile en Scrum

De GOUDEN TIP voor scrum evaluaties deel II: Oplossingsgericht evalueren. Hoe doe je dat?

Goede vraag. Voor we hier dieper op in gaan, frissen we snel je geheugen even op. 

Op je werk evalueer je er wat af. Projecten, plannen en beleid passeren de revue. Als je scrumt, werk je in korte cycli (sprints) samen naar een eindproduct en evalueer je na elke sprint. Dit wordt de Srum Retrospective genoemd en bepaalt mede het succes van de volgende sprint. Het is de basis voor het bereiken van je doelen. Het gaat erom dat je op een zo effectief mogelijke manier een product/dienst realiseert die voldoet aan de (veranderende) wens van de klant. Scrum kan zowel binnen- als buiten de ICT-sector worden toegepast en we komen dagelijks verschillende vormen van retrospectives tegen. In onze vorige blog gaven we aan dat veel werkvormen bij scrum geneigd zijn zich te richten op problemen. Wij stelden een alternatief voor: De Oplossingsgerichte Retrospective. Dit is een effectieve manier van evalueren, waarbij je de gestelde doelen op een positieve manier kunt bereiken!  

Dit filmpje laat de mogelijkheden van scrum nog eens zien.

In deze blog leggen we de stappen uit om te komen tot een goede retrospective en doen we je een zeer aantrekkelijk aanbod. Of je nu wel of niet scrumt! Het oplossingsgerichte model is enorm flexibel en veelzijdig. Je kunt het op de meeste situaties uit je dagelijkse werk en leven toepassen. Je bent als gebruiker niet verplicht een vast stappenplan te doorlopen, maar kunt gewoon dat doen wat in het moment het beste werkt.  
 

Waag eens een dansje 

Je kunt het werken met het oplossingsgerichte model omschrijven als een dans. Samen met je danspartner dans je deze in harmonie. Je past je voortdurend aan elkaar aan en hebt elkaar nodig. Je bewegingen pas je aan aan de context waarin de dans plaatsvindt; de beschikbare ruimte, andere dansers, de muziek etc. Het is een creatief en systemisch proces waarbij je met diverse bewegingen het beoogde resultaat nastreeft. Om de dans te laten slagen, moet je ervoor waken dat je niet probleemgericht denkt maar oplossingsgericht. 

In 4 stappen lees je zometeen hoe je op de maat blijft dansen. De stappen laten een deel van het model en enkele instrumenten zien. Als je deze stappen toevoegt aan je huidige repertoire van middelen en denkwijzen, kun je niet alleen snel, maar ook op een positieve en energie-gevende wijze tot mooie resultaten en oplossingen komen. Eerst lichten we kort de rol van de Scrum Master toe, omdat hij/zij een belangrijke rol heeft. 
 

De Scrum Master als oplossingsgerichte coach

De Scrum Master is de facilitator en oplossingsgerichte coach van de Scrum Retrospective. Goede procesbegeleiding is belangrijk en de reden dat deze rol aan de Scrum Master is toegewezen. Hij/zij is getraind in het faciliteren van de Retrospective en zorgt ervoor dat alle benodigde middelen aanwezig zijn. Hij/zij helpt het team te ontdekken wat ze als gewenste toekomst zien en welke krachtbronnen/hulpmiddelen voorhanden zijn om hiertoe te komen. De Scrum Master heeft een oplossingsgerichte basishouding en gebruikt oplossingsgerichte taal.


OPLOSSINGSGERICHT EVALUEREN

We geven je in 4 stappen aan hoe een vliegende start te maken met Oplossingsgerichte Restrospective. 
 

1. Een positieve basis is de bouwsteen voor vooruitgang en verbetering.

Praten over problemen creëert problemen, praten over oplossingen creëert oplossingen (Steve de Shazer). Dit geldt ook voor een Sprint Retrospective. 
Een oplossingsgerichte retrospective begint met elkaar vertellen wat er allemaal goed is gegaan de afgelopen sprint. Dus:

  • “Wat is de afgelopen sprint goed gegaan?” , “Wat nog meer? x5”
  • “Wat heb je gedaan waar je bijzonder trots op bent?” , “Wat ging er ontzettend goed?” , “Wat nog meer? x5”
  • “Wat is zo goed gegaan dat we er nog meer van willen gaan doen?”, “Wat nog meer? x5”……
     

Behaalde successen zijn de bouwstenen voor komende successen
Niet de problemen die je onderweg bent tegengekomen. Hiermee help je jezelf en het team om een oplossingsgerichte bril op te zetten en de huidige situatie te zien als een halfvol glas (i.p.v. halfleeg). Het creëert een constructieve sfeer en zet de deur naar creatief en oplossingsgericht denken open. Maak deze reeks met successen zo lang mogelijk. Samen vormen ze namelijk de bouwstenen naar de gewenste toekomst. Successen zijn fantastisch, vier deze! Te vaak gaan we voorbij aan de kleine stappen naar succes, omdat ze gebruikelijk zijn.

Het creëren van ruimte om complimenten te geven is net zo belangrijk als het benoemen van de zaken die goed zijn gegaan. Een compliment is een waardering van een krachtbron van een persoon. Het geeft de kwaliteit van een persoon weer. Zijn/haar bijdrage aan het product en datgene waarmee hij/zij nuttig is geweest voor het resultaat en het team wordt benoemd. 

  • “Patrick, ik vond het erg gaaf om te zien dat je Y zo snel hebt kunnen oplossen. Je bent erg goed in .…”
  • “Linda, ik zou van jou willen leren ……”
     


2. Altijd eerst vooruitkijken en doelen stellen. 

Terugkijken heeft weinig nut. Helemaal als je niet weet waar je naartoe wilt werken. Daarom visualiseer je voor de volgende sprint gezamenlijk eerst een gewenste toekomst met elkaar. Dat doe je door doelen te stellen op zo’n gedetailleerde wijze dat iedereen in het team die toekomst voor zich kan zien. Zoals Einstein zei: 

Geloven is zien!

  • “Hoe weten we dat de volgende sprint succesvol is geweest?” , “Wat nog meer?”
  • “Wat is er anders aan het product na de volgende sprint?” , “Wat nog meer?”
  • “Hoe weten anderen dat de volgende sprint succesvol is geweest?” , “En wat nog meer?”
     

Door bovenstaande vragen te beantwoorden beschrijf je de doelen realistisch, haalbaar en praktisch. Je kunt de doelen observeren in resultaat en gedrag en herkent de mate van prioriteit. De beschrijving van het resultaat is nu zo levendig dat je precies weet hoe het behaalde resultaat eruit gaat zien en wat je doet om daar te komen. Dit inspireert het team om oplossingen te vinden en acties te bedenken voor de komende sprint. Zo ontstaat een rijke en realiseerbare to-do-list!
 


3. Van probleem naar gewenste toekomst (doel)

Oplossingsgericht werken betekent niet dat je probleem-fobisch bent. Als er een situatie of aspect is wat je een probleem wilt noemen, benoem deze dan. De Oplossingsgerichte visie is dat mensen erg hun best hebben gedaan om de eventuele problemen in de sprint op te lossen. Dát verdient eerst de aandacht en waardering. 

De eerste vraag:  

  • ”Wat heb je allemaal geprobeerd om het probleem op te lossen?” 
     

Bij de beantwoording van deze vraag is het dus belangrijk dat je de bereidheid en inzet van iemand (of een team) ziet. Iemand/het team heeft zijn best gedaan om een goede oplossing te vinden. Hiervoor krijgt deze persoon (of het team) een compliment. Op deze manier weet je gelijk wat niet werkte om het probleem op te lossen en hoef je hier in de toekomst dus geen energie meer aan te besteden (Basisregel 2). 
Misschien zijn er ook acties geweest die een beetje gewerkt hebben. Dan is het zaak deze actie onder de loep te nemen en te kijken wat er in dat geval anders was. Hier kun je van leren. De uitdaging is om het probleem om te buigen naar wat men in plaats van het probleem zou willen zien en/of doen (preferred future). We adviseren je om deze situatie, de gewenste toekomst van dat aspect, zo gedetailleerd mogelijk te beschrijven. Zo kun je oplossingen vinden. 

Het blijven oriënteren op de gewenste toekomst geeft je continu aanwijzingen over wat je doet als die toekomst er zou zijn. Het richten op het probleem geeft geen aanwijzingen van wat je doet als het probleem niet zou bestaan. Een fundamenteel verschil.

Hieronder enkele vragen die helpen tot een succesbeschrijving te komen:

  • ”Wat is er in plaats van het probleem?”
  • “Wat zou er anders zijn als het probleem opgelost is”, “Hoe zou je dat merken?”, “Hoe zouden anderen dat merken?”
  • “Stel dat je morgen op je werk komt en het probleem is opgelost, waar merk je dat dan aan?”, “Hoe zouden anderen dat merken?”
     

Oorzaken zoeken voor een probleem… VOORAL NIET DOEN!
De analyse van een probleem is alleen nuttig als dit teruggebracht kan worden tot het vinden van eenvoudige en eenduidige oorzaken. Dit is probleem-gericht denken en biedt vooral houvast bij technische en medische problemen.

Bijvoorbeeld:
Een auto start niet. Een monteur trekt de motorkap open en zoekt de oorzaak. De accu is leeg, wordt vervangen en het probleem is opgelost. De auto rijdt weer.

Als je bij een niet technisch of medisch probleem de mogelijke oorzaken grondig gaat uitdiepen, loop je het risico terecht te komen in een vicieuze cirkel van steeds groter wordende problemen. Achter elk probleem en oorzaak schuilt weer een ander probleem en voor je het beseft verdrink je in een moeras van problemen en/of oorzaken. De werksfeer wordt beladen en werknemers raken gestrest. We raken steeds verder verwijderd van wat we wél willen bereiken. 

Vooral bij organische systemen, mensen en groepsprocessen werkt een probleem-georiënteerd model niet. Zoals je een accu in de auto kunt vervangen, kun je in een team de rotte appel er wel uithalen, maar daarmee is het probleem lang niet altijd opgelost. Na verloop van tijd blijkt wel weer iemand anders als vervelende factor (oorzaak) te worden ervaren. Mensen reageren immers anders dan machines.
 

4. Actie

Werken aan succes bestaat uit veel kleine, concrete en realistische stappen. De te ondernemen acties / oplossingen voor de komende sprint heb je gevonden door stap 1 t/m 3 uit te voeren. 

Doorgaan met wat goed werkt is ook een actie! 
Het team schrijft deze acties op. De Scrum Master geeft, in de vorm van een suggestie, de acties terug aan het team die zij gedurende het proces wel noemden, maar nu niet meer.
Als je alle acties verzameld hebt en in volgorde van klein naar groot en belangrijkheid hebt gezet, dan kun je samen weer aan de slag. Op naar de volgende succesvolle sprint.

Dit smaakt naar meer

Hopelijk zie jij het nut van Oplossingsgericht denken en werken in scrumteams in. Deze methode sluit perfect aan bij een Agile manier van werken.

Ben je onderdeel van een “scrummend team” buiten de ICT-branche of wil je als team eens tussentijds een project Oplossingsgericht evalueren? Is er belangstelling om deze vorm van evalueren te leren? Wij bieden jouw team in 2017 een doe-en-leer-sessie aan binnen jullie organisatie. Zonder voorafje gaan we samen aan de slag! Zoals in deze blogs beschreven zullen we de evaluatie stap voor stap begeleiden. Hierbij leren we jullie in het proces handige trucs om verdieping aan te brengen. 

Via deze link kom je bij de workshop 'Oplossingsgerichte Retrospective'. Tot en met september 2017 bieden we deze tegen een gereduceerd tarief aan.

Wil je meer weten over de toepassing van Oplossingsgericht Denken & Werken in jouw werk? Neem dan contact op met Fortico: tel +31655766956 of mail contact@fortico.nl. 

Wil je meer informatie over scrum? Neem dan contact op met Priom: tel +31630362519 of mail info@priom.nl 

Priom en Fortico zijn active partners van het Management of Change

 

Deze blog is tot stand gekomen door een samenwerking met Fortico

 

 

Deel deze Blog