Mijn reden om te starten met Scrum | Priom | Denk, doe en leer met Agile en Scrum
starten met scrum priom

Mijn reden om te starten met Scrum

Inmiddels is het al weer ruim vier jaar geleden dat ik voor de eerste keer in aanraking kwam met Scrum. In deze blog zal ik de aanleiding hiervoor beschrijven. Ik ben benieuwd hoe herkenbaar dit is voor u als lezer, laat het ons vooral weten!

Als adviseur strategie en beleid bij een woningcorporatie hield ik me onder andere bezig met de gewenste omvang en samenstelling van onze woningvoorraad. Hoe zou de woningportefeuille er over 15 jaar uit moeten zien en wat moeten we als corporatie doen om daar te komen. Voor te bepalen waar we het beste konden ingrijpen, was het van belang inzicht te hebben in de huidige 'prestaties' van het vastgoed. Denk aan verhuurbaarheid, rendement en kwaliteit. Aan mij om dit inzichtelijk te gaan maken met een projectgroep. 

mijn ervaring met projectgroepen

Al zolang ik werk, heb ik te maken met projecten. Zowel als projectlid als ook als projectleider. Veel projecten leidden echt tot mooie resultatren, maar er bleven me ook wel minder positieve ervaringen bij. Met name het binnen budget en tijd blijven, blijkt altijd lastig. Het inschatten van de benodigde tijd is gewoon moeilijk, niet voor niets ben ik erg blij met planningpoker! Een ander heikel punt was het samenwerken in een projectgroep. Altijd weer gaven enkele projectleden tijdens het project niet thuis. Andere prioriteiten, belangen of wat dan ook zorgde voor het niet of onvoldoende uitvoeren van taken en het niet nakomen van afspraken. Niet zelden viel me op dat de projectleider uiteindelijk het leeuwendeel van het project zelf uitvoerde om toch maar een succes van het project te maken. 

Een herkenbaar tafereel is wellicht het volgende:

De vergadering zou om 10 uur beginnen. Het is inmiddels kwart over tien en het wachten is nog op twee teamleden. De voorzitten stelt voor alvast te starten met het overleg. Heeft iedereen de notulen gezien is zijn eerste vraag. Notulen? O ja, die kregen we inderdaad gisteren in de mail, lekker op tijd! Een hoop gemopper volgt met verwijten over en weer als de actielijst wordt doorgenomen. Hoe kan ik die actie nu uitvoeren, als ik geen notulen heb gehad op tijd? Het ene na het andere excuus vliegt over tafel. Het resultaat is dat er nieuwe afspraken worden gemaakt over de niet uitgevoerde acties en in de notulen worden opgenomen. Iedereen weer tevreden, wetende dat de volgende keer een zelfde tafereel zich gaat afspelen...

Herkenbaar? Gelukkig niet elke keer en gelukkig ook niet in die mate. Het komt alleen wel voor en daar wilde ik heel graag van af. Voor mij DE reden om te zoeken naar een andere vorm voor de aanpak van een project. 

Zoekt en gij zult vinden

Voor het inzichtelijk maken van vasdtgoedprestaties wilde ik dus graag een ander soort projectaanpak. Op dat moment was ik net bezig met mijn MBA bedrijfskunde met allerlei modellen en organisatievormen die ons om de oren vlogen. Zijdelings ving ik ergens het woord Scrum op, wat bleef hangen. Heel wat googlen later was ik overtuigd. We gaan Scrummen! In die periode was Scrum echter nog nauwelijks bekend buiten de IT sector. Slechts gebruikt voor het ontwikkelen van software. Waarom dan toch die keuze? 

Ter ondersteuning van ons beleid hadden we een softwarepakket in huis, specifiek voor het simuleren van beleidskeuzes. Mijn doelstelling was deze software ook te gebruiken voor het inzichtelijk maken van de vastgoedprestaties. Hiervoor was een mogelijkheid in de software, dit moest echter wel worden ingericht. Juist dit gebruik van de software bracht mij op het idee dat Scrum wel eens zou kunnen werken. Het optimaliseren van de software, het inrichten van klantwensen et cetera, dat was eigenlijk wat ik wilde gaan doen. Ik kon er dus eigenlijk een soort softwareproject van maken voor mijn gevoel. Het schrijven van code was echter niet nodig. Het ging juist over het maken van definities, het inrichten van de software en dergelijke. Onduidelijk was op welke indicatoren de corporatie wilde gaan sturen en hoe zij dit gepresenteerd wilde zien. Uitermate geschikt om in korte iteraties op te pakken!

De aanpak

Mijn gevoel was dat het zou moeten gaan werken. Het zou toch mogelijk moeten zijn om Scrum ook toe te passen buiten de IT sector, zeker wanneer er wel een software element in zit. Het gaat alleen niet om het maken van de software, maar het inrichten, gebruiken en ontsluiten van gewenste info. En dat bleek ook het geval. We hebben een Scrumteam ingericht met een vertegenwoordiging vanuit elke afdeling. Onze insteek hierbij was om mensen aan tafel te krijgen die tezamen met name ook de inhoud van de vastgoedprestaties boven tafel konden krijgen. Veel data zou uit verschillende systemen en lijstjes moeten komen, dus wilde ik graag mensen aan tafel die de informatie boven water konden krijgen en er ook iets mee zouden kunnen doen. 

Een belangrijke succesfactor voor dit project was om in het management commitment te hebben over deze andere aanpak dan normaal en vanuit dit management ook ondersteuning te krijgen voor de aanpak. Elke verandering gaat namelijk gepaard met 'weerstand', of in ieder geval bij sommige een lage veranderbereidheid... Tevens hebben we externe deskundigheid over Scrum naar binnen gehaald. We wilden het graag 'goed' doen. Belangrijk was om in ieder geval geen gezeur te krijgen over de toe te passen methidiek, zodat we ons konden focussen op het resultaat. Door ons te laten begeleiden werd die zorg uithanden genomen. 

De focus lag dus op het opleveren van werkende (deel)producten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het opleveren van dashboard voor een complex met fictieve prestaties. Dit met het doel feedback te krijgen op de gewenste look en feel van de vastgoedprestaties. Andere voorbeeld is een lijst met mogelijke indicatoren, geprioriteerd naar toegevoegde waarde voor het meten van de prestaties. Of het opleveren van een werkend dashboard voor slechts één woning. Juist dat verschilde van onze traditionele aanpak waarin we vaak pas erg laat in het proces een eerste werkend resultaat konden tonen. Sterker nog, iets als de look en feel bleek doorgaans pas bij de oplevering. Het zou niet voor het eerst zijn iets te ontwikkelen waarvan slechts een fractie daadwerkelijk gebruikt wordt in de praktijk. Door dit nu anders aan te pakken, kregen we vaker en betere feedback die direct leidde tot aanpassing van het product! 

Leerpunten

Het project bleek een succes en heeft nog vaak navolging gehad in hele andere projecten, zelfs projecten zonder enige IT component. Leerpunten voor zo'n eerste keer Scrum zijn er uiteraard ook:

  • Laat je begeleiden door Scrumexperts (liefst door Priom natuurlijk).  Omarm alle Scrumprincipes en ga niet te snel je eigen variant er van maken. Begin gewoon, kies een project en aan de slag!
  • Kies een vast team met alle benodigde disciplines die het product of dienst kunnen 'bouwen'. Lever elke sprint daadwerkelijk iets op! 
  • Probeer snel een vaste ritme te pakken te krijgen met het liefst sprints van in ieder geval een hele dag (liefst meer). Kortere sprints leidden tot erg kleine taken, waardoor het gebruik van het Scrumbord een administratieve last wordt, in plaats van een ondersteuning voor de transparantie.
  • lever elke sprint een werkend resultaat op die gebruikt kan worden! 
  • Zorg voor ondersteuning vanuit het management, maak bijvoorbeeld een managementteamlid Product Owner!
  • Ga vooral aan de slag! Voor veel projecten is alleen het bij elkaar in een ruimte zitten en samen daadwerkelijk uitvoeren van het project, al een enorme vooruitgang. Scrum vereist aanwezigheid van de teamleden, commitment. Dit is echt voor elkaar te krijgen in de meeste organisaties, zeker voor een korte periode. Drie keer een dag om te beginnen bijvoorbeeld. Juist die dagen zal al blijken hoeveel progressie je maakt EN hoe fijn het is als team ongestoord aan het project te kunnen werken. Iedereen wil vaak wel, maar heeft andere prioriteiten. Scrum helpt focus aan te brengen! 

Voor mij lag de reden om te starten met Scrum vooral in het niet meer willen werken op de huidige manier en een diepe overtuiging dat het anders zou moeten kunnen. En dat bleek! Wil je ook starten? Neem contact met ons op en we helpen snel resultaat te boeken!

 

 

Deel deze Blog

Leave a comment

Filtered HTML

  • E-mail- en internetadressen worden automatisch aanklikbaar.
  • Toegelaten HTML-tags: <a> <em> <strong> <cite> <blockquote> <code> <ul> <ol> <li> <dl> <dt> <dd>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.

Plain text

  • Geen HTML toegestaan.
  • E-mail- en internetadressen worden automatisch aanklikbaar.
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.